Expenses

 Wie wir Finanzflüsse im Wandelbündnis ermöglichen 

Ihr seid als Initiative ohne eigene Rechtsform an das Mutterschiff des Wandelbündnis e.V. angedockt und seid im Kreis Mutterschiff vertreten?

Ihr wollt Ein- und Ausgaben im Namen des Wandelbündnisses für eure Initiative tätigen? 

1.       Das Wandelbündnis hat als gemeinnütziger Verein neben dem allgemeinen Vereinsrecht auch das Steuerrecht und die Besonderheiten der Gemeinnützigkeit zu beachten. 

2.       Alle angedockten Organisationen sind als unselbstständige Teile dem Hauptverein zugeordnet. 

3.       Die Organisationen sollen möglichst große Selbstbestimmung und möglichst wenig Einschränkungen durch den Verein erhalten. 

4.       Der Vereinsvorstand, die angedockten Organisationen und alle Mitglieder müssen beachten, dass im Verein keine Mittel veruntreut und alle Ausgaben ordnungsgemäß dokumentiert werden sowie die Verwendung gemäß Freistellungsbescheid zur Gemeinnützigkeit erfolgt. 

5.       Offiziell ist das Wandelbündnis immer Adressat von Spenden (deshalb auch Spendenbescheinigender), Rechnungsempfänger, Zahlungspflichtiger und Verantwortlicher. 

6.       Wir müssen auch in den Vereinsunterlagen alle Dokumentationen für etwaige Prüfungen bereithalten. 

B        Ist Budget vorhanden? 

Budget entsteht durch für Euch beim WB eingehende Spenden. 

B        Wurde die Ausgabe - unter Beachtung der Gemeinnützigkeit - beschlossen und dokumentiert? 

Der Beschluss muss sowohl für die Buchhaltung als auch für die Vereinsverantwortlichen und etwaige Prüfungen nachvollziehbar sein, kann aber formlos und in vielfältigen Prozessen gefasst werden. Hier ist jede Organisation autark. Bei Zweifeln, ob die Ausgabe die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit erfüllt, sollte der vorhandene Spielraum möglichst im Vorfeld mit Rolle „Koordination Buchhaltung“ geklärt werden. 

B        Ist ein Beleg mit korrekten Angaben vorhanden? 

Der Beleg ist eine Rechnung, eine Quittung, ein Vertrag oder ein sonstiger Nachweis. Für Rechnungen/Quittungen gelten Pflichtangaben (à siehe Dokument Pflichtangaben einer Rechnung.pdf). Das Original des Belegs gehört (hilfsweise per Online-Zugriff) in die Vereinsunterlagen. Vereinsadresse: Wandelbündnis – Gesamtverband für den sozial-ökologischen Wandel e.V., Oberlandstraße 26-35, 12099 Berlin, Deutschland

* Der Beleg muss vollständig lesbar eingescannt worden sein und in die "Expense"-Anfrag hochgeladen werden. Alle Angaben müssen erkennbar sein (Datum, Adresse der Rechnungsstellenden, Beträge/Betrag, etc.)
* Das Original des Belegs müsst ihr in Euren Organisations-Unterlagen archivieren und im Falle einer Nachfrage (z.B. durch das Finanzamt) wiederfinden und uns zusenden können.

Fall: Kostenerstattung
Du hast für Geld ausgelegt und möchtest zurückbezahlt werden.
Wir brauchen: die Belege und einen Eigenbeleg von Dir
= Begleitschreiben, dass ich ... von meinem Privatkonto bezahlt habe und möchte jetzt bezahlt werden. Rechnung ist direkt an Wandelbündnis ausgestellt.

WaBü Formular "Antrag für Kostenübernahmen": https://nextcloud.wechange.de/s/jxy8RdkYD7iHJf4
WaBü Formular "Eigenbeleg": https://nextcloud.wechange.de/s/SmQF7r7Ge3WMWgi


Beispiel 1 Kostenerstattung:
Der Hosting Betreiber kann nur über Kreditkarte bezahlt werden. Du lässt die Buchungen über Deine private Kreditkarte laufen. Die Rechnungen sind an Wandelbündnis e.V. ausgestellt (ist Rechnungsempfänger - kann auch an [email protected] direkt gehen). Einmal im Jahr reichst Du Deine Kreditkartenabrechnung als Anlage ein (alle anderen Posten schwärzt Du).

Beispiel 2 Kostenerstattung:
Du hast für eine Veranstaltung Snacks und Getränke im Supermarkt eingekauft. Hier steht natürlich nicht Wandelbündnis e.V. auf dem Kassenzettel. Du scannst (z.B. per Smartphone-App) den Beleg (=Kassenzettel) ein und lädst das Foto in OpenCollective hoch.  Alle Angaben müssen erkennbar sein (Datum, Adresse der Rechnungsstellenden, Beträge/Betrag, etc.)!

Ausnahmefall:
Du hast für eine Veranstaltung Snacks und Getränke im Supermarkt eingekauft. Leider hast Du den Kassenzettel verloren oder er ist nicht mehr auffindbar. Oder Du hast gar keinen Kassenzettel erhalten.
Dann nutzt Du folgendes Formular (WaBü-Eigenbeleg:  https://nextcloud.wechange.de/s/SmQF7r7Ge3WMWgi ) mit dem Betrag, der erstattet werden soll und einer Begründung. Z.B.: "Für die Aussgestaltung der Veranstaltung habe ich Lebensmittel und Getränke gekauft für xx Personen."